O pagamento de contas é a tarefa mais básica do financeiro de uma empresa, e, por incrível que pareça, ela é mal executada em boa parte dos casos! Nesse post vamos ensinar como organizar contas a pagar de uma empresa. É o método que implementamos em nossos clientes para tornar essa atividade tão importante bem prática e efetiva.
- Escolha a ferramenta
Você vai precisar escolher onde vai fazer todos os registros da sua empresa. Provavelmente você decidirá entre um sistema e uma planilha, mas por favor não decida por uma anotação no caderno ou na agenda. No momento em que escrevemos esse conteúdo, recomendamos que você escolha logo um sistema como ZeroPaper ou o ContaAzul.
- Crie as categorias de despesas
Defina as categorias de despesas, ou o famoso plano de contas, como Custo de Mercadoria, Frete, Aluguel, Salário, entre outros. Inclua essas categorias em sua ferramenta de controle financeiro. Toda vez que você cadastrar uma despesa, ela deverá ter a correta categoria para que posteriormente você possa analisar onde o dinheiro da sua empresa foi aplicado
- Cadastre todas as despesas recorrentes
Cadastre todas aquelas despesas que ocorrem sempre na mesma data até o fim do ano, mesmo que você ainda não saiba seu valor exato, como Aluguel, Impostos, Salário, 13º salário e etc. Assim que a conta chegar com o valor e data corretos, faça o ajuste do valor e dia de vencimento.
Isso vai te ajudar a não se esquecer das contas e facilitar sua organização. Não se esqueça de cadastrá-las no final do ano novamente para o novo ano. Outra opção é cadastrá-las “para sempre” e caso haja alguma mudança na despesa recorrente, como mudança de valor ou o fim da despesa, faça a devida alteração no seu controle.
- Cadastre contas novas
Sempre que tiver uma nova conta que não seja recorrente, cadastre-a imediatamente no seu novo controle. Um exemplo de conta nova seria um boleto de uma mercadoria comprada para revenda ou a compra de um mouse para o seu caixa.
Não deixe essa atividade para depois, porque há grandes chances de que você se esqueça de pagar essa conta.
Caso a nova conta seja recorrente, cadastre-a até o fim do ano ou por tempo indeterminado.
- Guarde a conta
Armazene boletos e notas fiscais em pastas da nuvem como por exemplo o Google Drive ou dentro do próprio sistema. Assim que você for pagar a conta, terá todas as informações facilmente, sem precisar procurá-las em pastas físicas ou e-mails.
Caso a conta seja em papel, pode digitalizá-la com o aplicativo CAMSCANNER.
- Pague a conta
Você pode separar um momento para pagar as contas diariamente ou separar um dia da semana para pagar logo tudo o que vai vencer na próxima semana. Fica a seu critério e depende da sua rotina.
Caso você tenha pago algo à vista, no momento da compra, não deixe de registrar tal despesa.
- Guarde o comprovante
Agora que a conta foi paga, guarde o comprovante da mesma forma como você faz com os boletos e notas fiscais. Damos preferência por arquivar no Google Drive porque alguns sistemas têm espaços limitados e caso a gente decida trocar algum dia, não teremos trabalho com a migração desses arquivos.
Feito isso, sua rotina de pagamento de contas vai fluir de uma forma bem prática, você não vai se esquecer de quitar nada, vai poder trabalhar com projeções financeiras sem levar sustos e por fim, terá a base para montar o fluxo de caixa e a DRE que te ajudarão a tomar decisões importantes.
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