Preciso registrar todas as movimentações financeiras da minha empresa?
A resposta é sim, você precisa.
Abrir uma empresa, fabricar um produto, captar clientes, vender, prestar um serviço. Tudo isso também dá muito trabalho, mas as empresas fazem porque precisam. Uma das primeiras atividades negligenciadas por falta de tempo são os registros financeiros, já que muitas vezes o empresário não sente como aquele trabalho chato vai gerar lucro, mas nossa experiência mostra que a sua falta gera enormes desperdícios.
O problema é que o dono só vai sentir falta de ter tudo registrado da forma correta quando estiver com problemas financeiros, perdido, sem saber o porquê da sua empresa estar com dificuldades. Nesse ponto, o desespero já será grande e o tempo para corrigir os problemas, talvez seja muito curto.
Bom, você agora já deve ter começado a se preocupar com isso. O que fazer? O primeiro passo é a partir de hoje, sim, hoje, começar a registrar todas as movimentações financeiras da sua empresa.
Pode ser por meio de um sistema de gestão ou uma planilha. Uma dica seria pegar diariamente o extrato bancário da sua conta EMPRESARIAL (sim, você precisa de uma conta só para sua empresa) e passar essas informações para o sistema ou planilha.
Recomendamos fortemente que você faça no dia 3 o registro das movimentações do dia 2. No dia 4, faça o registro das movimentações do dia 3 e assim sucessivamente. É sempre bom esperar virar o dia para evitar que apareça alguma movimentação bancária enquanto você faz o registro.
O segundo passo é fazer os mesmos registros, mas dessa vez referente ao dinheiro em espécie, sempre ao final do mesmo dia! Isso deve ser feito sempre considerando a abertura de caixa do seu negócio, as vendas, despesas pagas em dinheiro e o que sobra no final do dia para que você deposite no banco ou leve com você.
Se você ficar 3 dias sem atualizar essa planilha ou sistema, não vai se lembrar mais o que eram tais movimentações, vai ficar perdido, com preguiça e consequentemente, vai desistir e voltar à estaca zero. Se você fizer os registros diariamente, pode gastar cerca de 10 minutos e terá tudo registrado, o que é muito pouco.
Em resumo, faça o seguinte:
1 – Diariamente pegue os extratos bancários das suas contas empresariais e repasse a uma planilha ou sistema, definindo categorias de despesas/receitas.
2 – Faça o mesmo com as movimentações em espécie (dinheiro vivo).
3 – Ao final de um mês, você se surpreenderá com os resultados ao conseguir entender para onde foi seu dinheiro. Há uma grande chance de você descobrir que está pagando algo que não deveria ou vai começar a renegociar suas despesas fixas.
Esse é apenas um post bem resumido para que você comece a registrar suas informações. Nos próximos posts vamos contar sobre Conciliação Bancária, OFX, Plano de Contas (categorias de despesas e receitas) e muitas outras coisas.
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