Atividades administrativas

O que devo fazer para organizar atividades administrativas e sair do caos

Infelizmente a história que vamos contar aqui não é uma situação rara, além de ser real. Imagine uma empresa que não possuía problemas de faturamento, mas de repente começou a receber cobranças de seus fornecedores e prestadores de serviços, porém a devida a atenção não foi dada a tais cobranças. Será que suas atividades administrativas estavam bem mapeadas?

Elas começaram a crescer e a tornar o dia a dia um verdadeiro caos. De repente não era mais possível exercer a atividade principal dessa empresa em parceria com alguns desses fornecedores porque eles pararam de acreditar que receberiam dessa empresa. Uma imagem manchada começou a atrapalhar o serviço final e teve impacto na relação com seus clientes.

Tudo isso começou sabe por que? Falta de controle. Não se sabia quem havia recebido, quem estavam devendo, quem estava certo e quem estava errado e se as cobranças eram reais. Tornou-se impossível trabalhar com projeções e clareza porque a cada dia surgia uma nova cobrança.

Felizmente o serviço final prestado era de qualidade, caso contrário a situação seria insustentável, mas isso não garante a sobrevivência de nenhuma empresa. Sabe aquele restaurante famoso e chique? Ou aquela loja incrível? Muitas dessas empresas parecem uma maravilha, mas são um verdadeiro caos em termos de organização e vivem à beira da falência. Você só percebe isso quando as portas fecham aparentemente do nada, mas é algo que vem de longos anos de processos judiciais, empréstimos e dívidas.

Como evitar que uma empresa chegue a essa situação?

A gestão financeira é a base da empresa. Não à toa escolhemos Roama como nome da empresa, porque significa permanecer de pé em Tupi Guarani. Sem uma boa gestão financeira, um bom faturamento não garante a sobrevivência de um negócio.

É essencial ter uma rotina de atividades administrativas bem estabelecidas, controle de cada centavo, análise frequente do fluxo de caixa, levantamento de custos e definição de preços compatíveis com seu mercado que gerem lucro. Não pode haver dúvida nenhuma se um fornecedor foi pago ou não.

Agora que a bagunça está feita, o que fazer?

Você precisa resolver e não vai ser fácil. Vamos ao passo a passo

1. Comunicação: se você deve alguém, não se finja de morto. Tão ruim quanto não receber o dinheiro é a sensação de ser ignorado. Seu fornecedor pode ficar até mais irritado com isso do que o fato de não ter recebido o dinheiro. Se você deve, admita, explique a situação e dê prazos para resolver o problema. Não conseguiu cumprir o prazo? Avise imediatamente. Nunca prometa algo que não possa ser cumprido. Ainda estamos lidando com humanos, você estando quebrado ou não.

2. Organização: a partir deste momento você precisa se organizar. Anote absolutamente tudo. Guarde e-mails. Registre as contas a pagar e a receber no seu sistema de forma centralizada. Ao final do mês você deve fazer uma conciliação bancária para garantir que tudo foi efetivamente pago. Desse dia em diante, nenhuma informação deve ser perdida e as coisas começarão a ficar mais claras.

3. Paciência: enfrentar essa situação é muito desgastante emocionalmente e vai tirar seu sono. Aceite sua situação e entenda ela como passageira porque você QUER e VAI resolver. Nada disso será resolvido da noite para o dia. Seu foco é garantir que a empresa continue existindo para gerar mais receita, quitar as dívidas e gerar lucro.

4. Peça ajuda: se você não sabe por onde começar ou o que fazer, peça ajuda a quem sabe enfrentar essa situação. De repente alguém da sua família é empresário e tem mais organização, então peça algumas dicas. Empresas de consultoria em gestão financeira como a Roama estão preparadas para te ajudar com essa situação também. Alguém de fora, com conhecimento sobre o assunto e cabeça fria pode ser muito mais efetivo do que o próprio dono do negócio que está tentando sair da areia movediça.

Quer saber mais sobre gestão financeira? Leia este nosso outro artigo: https://roamagestao.com.br/blog/gestao-na-pratica/