Sistema para empresas

É muito comum o empresário comentar conosco que tem um sistema para empresas com milhares de funções, paga um preço alto, mas no final das contas ele não confia nas informações que estão ali dentro.

Você entra no sistema e vai verificar se o desempenho da sua empresa está bom e se depara com informações que não fazem sentido algum. Tem que tomar uma decisão e aquilo que aparece na tela não serve pra nada. Te prometeram o mundo ao te vender o sistema, mas não te contaram direito sobre o que vamos te contar aqui.

Existem diversos culpados por isso, então vamos listar aqui quais são e como você pode solucionar o problema.

Suporte e implementação precários: muitos sistemas são vendidos com diversas promessas, funções, botões e até parecem ser a solução de todos os seus problemas. O problema é que muitos deles nem comentam sobre o suporte e não ajudam na implementação. É como entregar um carro para uma pessoa que nunca dirigiu na vida. Quem estiver à frente simplesmente não vai conseguir usar da maneira correta. Uma implementação bem feita leva tempo, não vai acontecer em um treinamento de 2 horas.

Processos mal definidos: se não houver uma rotina bem estabelecida integrando as atividades dos colaboradores com o uso do sistema, ele será usado hora sim, hora não. Se você for o dono da empresa vai ouvir que seu colaborador simplesmente se esqueceu de usar o sistema. Claro que ele vai esquecer, ele nem sabe direito o que tem que fazer no dia a dia, quem dirá apertar um botão no sistema.

Ausência de um responsável pelo sistema: dependendo da porte da sua empresa muitas pessoas vão utilizar o mesmo sistema e tudo o que for feito nele deve ser conferido por esse responsável. Essa mesma pessoa deve ensinar novos funcionários. Ela terá a missão de garantir que tudo esteja funcionando corretamente e corrigir os erros que forem surgindo ao longo do tempo. Se ninguém conferir ou ensinar, ninguém saberá se as informações estão certas ou não.

O sistema é usado por pessoas: pagamos por uma tecnologia, mas nos esquecemos que quem a utiliza são seres humanos que têm falhas e limitações. Não podemos nunca nos esquecer disso.

A maior parte dos empresários, ao se deparar com esses problemas, simplesmente desiste e deixa como está. Mas existe solução!

Ao contratar um sistema para empresas, deve ser feita uma implementação com atenção, já com um “dono do sistema” que ficará responsável por verificar se os demais estão utilizando a ferramenta adequadamente. Essa mesma pessoa deve ter mapeados os processos e rotinas dos colaboradores para saber em qual momento do dia e como o sistema deve ser usado.

Como todos os colaboradores são humanos, eles vão errar! Então é necessário sentar com eles com frequência para mostrar os erros para que eles mesmos corrijam e evitem que o erro se repita. Quando uma nova pessoa começar a usar o sistema, faça um bom treinamento com ela e vá acompanhando, sempre.

O tempo é corrido para todo mundo, mas será muito mais vantajoso ensinar direito no início e corrigir os erros rápido do que ensinar de qualquer jeito e tentar arrumar os erros meses depois. Você simplesmente vai desistir, colocar toda a culpa no funcionário e demití-lo ou trocar o sistema. Trocando o sistema ou o funcionário nas mesmas condições, nada vai mudar.

Essas práticas não se resumem a sistemas e se aplicam a atividades que os colaboradores fazem na sua empresa diariamente. Tudo o que é bem feito requer atenção e tempo, não existe mágica.

Aproveitando que falamos em rotina, que tal ler este nosso outro post sobre o que o empresário deve fazer no 1º dia do mês? https://roamagestao.com.br/blog/o-que-todo-empresario-deveria-fazer-no-1o-dia-do-mes/